La comunicación escrita

 

Confección de una carta comercial

 
 
   
  En las relaciones comerciales hay momentos en los que es preciso dejar constancia escrita de lo pactado, tratado o acordado. Para ello, la forma idónea y la normalmente utilizada es la carta comercial.
   
  No debemos olvidar que, aunque su principal objetivo es transmitir una información, ésta constituye un fiel reflejo de la personalidad de la empresa, es decir, "la imagen de la empresa en el exterior".
   
  Para la perfecta confección de una carta comercial es preciso atender fundamentalmente a dos aspectos que veremos a continuación: presentación y contenido.
   
   
Presentación
   
  La primera impresión que va a recibir el destinatario estará relacionada con el aspecto externo de la carta. Esto implica el que debamos poner un cuidado especial en ciertos detalles con el fin de lograr un primer efecto favorable.
   
  Como ya dijimos, la carta colabora a la creación de la imagen de la misma acerca de la persona (en nuestro caso, el vendedor) o empresa que la remite.
   
  Para una buena presentación, el vendedor ha de tener en cuenta los siguientes elementos:
   
 
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Papel.
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Tinta.
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Márgenes e interlineado.
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Estética.
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Lectura fácil.

   
   
Contenido
   
  Toda carta comercial consta de tres partes: Encabezamiento, cuerpo y cierre.
   
 

   
   
Encabezamiento
   
  También conocido como cabecera, es el conjunto de palabras o fórmulas con que comúnmente se inicia un escrito. Ocupa el espacio superior del papel y está formado a su vez por los siguientes apartados:
   
 
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Membrete: La función del membrete consiste en la identificación de los datos del remitente. Aparece impreso en la parte superior. El membrete incluye los siguientes datos:
  • Nombre completo de la persona o razón social de la empresa u organismo que envía la carta.
• Logotipo o anagrama representativo.
  • Actividad empresarial que desempeña.
  • Dirección completa.
  • Número de teléfono, fax.
  • Otros datos de interés, como el NIF, direcciones otras sucursales, etc.
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Destinatario: Son los datos de la persona a la que se dirige la carta. Entre otros:
  • Nombre y apellidos (sí es una persona física), o razón social en el caso de personas jurídicas.
  • Dirección completa.
   
 
   
Nota: Este apartado se colocará debajo del membrete, bien a la izquierda o a la derecha del papel. Si se utiliza sobre-ventanilla, deberá colocarse en la parte derecha, con el fin de que coincida con la ventanilla.
   
   
 
   
 
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Fecha: Indica la localidad desde donde se escribe la carta, día, mes y año en que se emite. Existen varias formas, por ejemplo:
 
  • Sevilla, 15 de junio de 2008
  • Sevilla a 17 de abril de 2008
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Referencias: Son abreviaturas compuestas de letras números que sirven para realizar ciertas identificaciones las personas que intervienen en su elaboración, el número de expediente, el asunto que ese está tratando una carta anterior, etc. Estas se escriben entre la dirección del destinatario y el saludo, por ejemplo:
 
  • N/Ref: pedido 104798.
  • N/Ref: su carta del 15-07-97.
  • S/Ref: factura 200456.
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Asunto: Tiene por finalidad dar a conocer con una o dos palabras el tema principal de la carta. Por ejemplo:  
Asunto. Envío catálogo.
   
 
   
Nota: Tanto las referencias como el asunto son importantes para relacionar las cartas con el proceso empresarial, al que se refieran, y también a efectos de su localización y archivo.
   
   
 
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Saludo: El objetivo del saludo es iniciar la carta con una frase de cortesía, que sea breve y sencilla. Es un indicativo del tipo de relación existente entre las personas que escriben y reciben la carta. Es el último de los apartados del encabezamiento y se coloca a la izquierda del papel.  Las formas más usuales son:
 

Señor:
Estimado señor:
Distinguido cliente:

   
   
Cuerpo
   
  Constituye el núcleo principal de la carta. En él se encuentra el contenido y el motivo fundamental de la comunicación.
   
  Ocupa la parte central del papel, a continuación del espacio reservado al encabezamiento. Consta de dos partes:
   
 
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Exposición. En la que narramos los hechos y la argumentación debida. Presentamos de una forma clara y concisa la idea o ideas fundamentales que son la razón de nuestra carta.
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Conclusión del cuerpo de la carta. Es el párrafo final que cierra nuestra exposición, y por tanto, debe ser una consecuencia lógica de lo expresado en el texto.
   
   
Cierre
   
  Constituye la parte final de la carta y consta de los siguientes apartados:
   
 
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Despedida. Debe reunir las mismas características de sencillez, brevedad, atención y respeto que el saludo y concordar gramaticalmente con él. Las formas de despedida más comunes son:
 
  • Un cordial saludo.
  • Atentamente.
  • Reciba un cordial saludo.
  • Le saludamos atentamente.
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Firma: Ninguna carta tendrá validez sin firma. El firmante responde a todos los efectos de todo lo que en ella se ha escrito. Se coloca generalmente después de la despedida, hacia el margen derecho. Consta de tres partes:
  Firma autógrafa: es la rúbrica escrita del propio puño y letra.
   
 
   
Nota: Cuando la persona que envía una carta no puede firmada por encontrarse ausente y autoriza a otra a firmar en su nombre, se reflejará esta circunstancia mediante la abreviatura que corresponda:
   
  P.O. (por orden)
P.P. (por poder)        
P.A. (por autorización)
   
   
 
  Nombre del firmante: es el nombre y apellidos. Se coloca debajo de la rúbrica y va impreso por el mismo sistema que el resto de la carta.
  Cargo que ocupa el firmante: es la referencia de la persona que escribe, y sirve al destinatario para saber a quién debe dirigir la respuesta. Se escribe debajo del nombre.
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Anexo: Si junto con la carta se envían otros documentos, facturas, recibos, catálogos, folletos, etc., se hace constar en un apartado al pie de la misma anteponiendo la palabra anexo. Ejemplo:
  Anexo: Muestras.
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Posdata: Si se necesita hacer alguna aclaración, o se ha olvidado algún detalle importante, se añade a la carta mediante la posdata, que se coloca en la parte final de la hoja. Ejemplo:
  P.D.: Le recordamos que esta promoción sólo es válida hasta el 15 junio.